Téléphone professionnel des salariés : avantage en nature ou pas ?

En principe, l’usage privé d’un téléphone et d’un forfait fournis par l’employeur constitue un avantage en nature. Selon le Bulletin officiel de la sécurité sociale (BOSS), cet avantage peut toutefois être négligé en cas d’usage privé raisonnable, ou quand un écrit réserve l’outil à un usage professionnel. S’il existe, il peut être évalué forfaitairement à 10 % du coût annuel TTC de l’abonnement.

Le principe : l’usage privé est un avantage

Le BOSS range les téléphones mobiles et leurs abonnements parmi les outils issus des nouvelles technologies (NTIC). Quand l’employeur les met à disposition d’un salarié et que celui-ci peut s’en servir à titre privé, cet usage privé constitue en principe un avantage en nature, que l’outil soit acheté ou loué par abonnement.

Quand l’avantage peut être négligé

Le BOSS admet de ne pas retenir d’avantage en nature dans trois situations :

1. un usage privé raisonnable, justifié par les besoins ordinaires de la vie professionnelle et personnelle : de courts appels au domicile, de brèves consultations d’internet ;
2. un document écrit (contrat, accord, règlement intérieur, note de service) qui précise que le matériel, les abonnements et le temps de connexion sont destinés à l’usage professionnel ;
3. à défaut d’écrit, un usage qui découle d’obligations ou de sujétions professionnelles, par exemple l’obligation d’être joignable à tout moment.

La deuxième situation est la plus simple à prouver : une charte d’usage écrite, remise à chaque collaborateur, sécurise la situation.

Quand l’avantage existe : comment l’évaluer

L’employeur choisit, salarié par salarié :

Le forfait se proratise au nombre de mois de mise à disposition. Si le salarié conserve le téléphone à son départ, c’est une fourniture gratuite, réintégrée en totalité.

L’autre cas : le salarié utilise sa propre ligne

Si le salarié utilise sa ligne personnelle pour travailler, l’employeur peut lui rembourser l’usage professionnel :

• sur justificatifs, quand la part professionnelle est identifiable sur la facture détaillée ;
• par une allocation forfaitaire, admise dans la limite de 55,20 € par mois, quand l’usage répond à une raison professionnelle mais que la part exacte ne peut pas être isolée.

Prendre en charge l’intégralité d’un forfait personnel sans lien démontré avec l’activité dépasse le remboursement de frais.

La solution la plus simple

Fournir une ligne professionnelle accompagnée d’une charte d’usage évite la plupart des questions : la facture est au nom de l’entreprise, la TVA est en principe déductible, et l’usage est encadré par écrit. Un forfait adapté à chaque poste limite en outre le coût.

Ces règles générales ne remplacent pas l’avis de votre expert-comptable ou de votre gestionnaire de paie.